Gelen kutusu: mesajlar, geri aramalar ve konuşmalar

Gelen kutusu, asistanların kendi başlarına bitiremediği her şey için ekibinizin yapılacaklar listesidir: bir kişi için mesajlar, geri arama istekleri, sesli mesajlar, aramalardan gelen adaylar ve metin, WhatsApp, Instagram, Messenger ile web sitesi sohbeti konuşmaları. Her öğenin bir durumu, bir önceliği ve bir sahibi vardır, böylece hiçbir şey kaybolmaz ve iki kişi aynı müşteriyi geri aramaz.

Gelen kutusuna neler düşer

Aramalardan gelen öğeler, arama bittiğinde metin olarak arama özetiyle oluşturulur. Asistan ayrıca arama sırasında bir öncelik ve bir son tarihle bir mesaj, geri arama veya aday da oluşturabilir. Bir arama bittiğinde oluşturulan bir öğe, arayan üzgün göründüğünde yüksek öncelikli olarak işaretlenir.

Konuşmalar: istek başına bir öğe

Metinler, WhatsApp mesajları ve sohbetler gruplanır. Bir kişinin isteği hâlâ açıkken ve son 24 saatte yazdıysa, her yeni mesaj aynı öğeyi sürdürür ve onu listenin en üstüne taşır. Bir öğe Bitti olduktan sonra, veya bir gün mesaj olmadan geçtikten sonra, sonraki mesajları yeni bir öğe başlatır.

Son mesajdan yaklaşık on dakika sonra, Ringhum konuşmanın kısa bir özetini yazar. Bu, öğenin en üstünde şu etiketlerden biriyle görünür:

Özet ayrıca kişinin verdiği ayrıntıları listeler, örneğin adı, e-postası, telefonu veya tercih ettiği saat. Mesajların kendisini okumak için Konuşmayı göster'e tıklayın.

Listede çalışma

Kenar çubuğunda Gelen kutusu'nu açın. En üstteki sayaçlar Açık, Devam ediyor ve Yüksek öncelikli öğeleri gösterir. Yüksek öncelikli öğeler her zaman önce, ardından en yeniler listelenir.

• Açık, henüz bitmemiş her şeyi gösterir. Benim, bitmemiş kendi öğelerinizi gösterir. Bitti ve Tümü geri kalanını gösterir.
• Tüm türler ile türe, Herkes veya Atanmamış ile kişiye göre filtreleyin.
• Ara, başlıklarda ve metinlerde arar.
• CSV dışa aktar, mevcut durum ve tür filtresine uyan öğeleri indirir.

Liste her dakika kendini yeniler.

Atama, önceliklendirme ve kapatma

Sağda açmak için bir öğeye tıklayın. Ardından şunları yapabilirsiniz:

1. Atama: Atanmamış açılır menüsünde bir ekip üyesi seçin. Bir bildirim ve e-posta alırlar. Açık bir öğe Devam ediyor'a taşınır.
2. Önceliği değiştirme: yükseltmek için Yüksek olarak işaretle'ye, veya tekrar düşürmek için Normal öncelik'e tıklayın.
3. Geri arama: telefonunuzdan çevirmek için numaranın ardından Ara'ya tıklayın. Arama öğeleri için Transkripti aç, tüm aramayı gösterir.
4. Not ekleme: Not ekle… kutusuna yazın ve Ekle'ye tıklayın. Notlar yalnızca ekibiniz tarafından görülebilir.
5. Bitirme: Bitti'ye tıklayın. Geri getirmek için Yeniden aç'a tıklayın. Listede bir öğenin yanındaki onay işaretine (Tamamlandı olarak işaretle) de tıklayabilirsiniz.

Sahipler, Yöneticiler ve Üyeler öğeleri yönetebilir. Görüntüleyiciler Gelen kutusunu okuyabilir ama hiçbir şeyi değiştiremez veya yanıtlayamaz.

Metinleri, WhatsApp'ı ve sohbetleri yanıtlama

Konuşma öğelerinin bir Yanıtla kutusu vardır. Yanıt, kişinin kullandığı kanaldan gider.

1. Öğeyi açın ve yanıt kutusuna yazın.
2. SMS gönder, WhatsApp üzerinden gönder veya Gönder'e tıklayın.

Öğe Devam ediyor'a taşınır. Kişinin tüm geçmişini görmek için, Mesajlar'ı açan Tüm konuşmayı aç'a tıklayın.

Bilmeniz gerekenler:

• WhatsApp, yalnızca kişinin son mesajından itibaren 24 saat içinde serbest biçimli yanıtlara izin verir. Bundan sonra önce size yazmaları gerekir. Bkz. WhatsApp.
• Metin mesajları Solo, Team ve Scale planlarında gönderilebilir. Starter'da metin alabilirsiniz ama metinle yanıt veremezsiniz. Bkz. Metin mesajlaşma.
• Web sitesi sohbeti yanıtları web sitenizdeki sohbette görünür.
• Asistan son bir saatte aynı kişiyi birçok kez yanıtladıysa, bir yanıt döngüsünü önlemek için duraklar. Öğe yüksek öncelikli ayarlanır ve bir bildirim gösterir. Kendiniz yanıt verin; asistan saatin ardından tekrar yanıt verir.

Sorun giderme

"Yanıt gönderilmedi: …" Mesaj nedenini söyler. Yaygın nedenler: metin gönderme planınıza dahil değil, kişi STOP yanıtı verdi, hiçbir numarada metin gönderme açık değil, plan dışı mesajlar için kredi kalmadı, veya web sitesi sohbeti artık mevcut değil.

"Bu mesajın yanıtlanacak bir telefon numarası yok." Ringhum yanıtı nereye göndereceğini bilmiyor. Kişiyle başka bir yoldan iletişime geçin.

Bir konuşma Bitti olarak işaretlendi ama müşteri hâlâ yardıma ihtiyaç duyuyor. Yeniden aç'a tıklayın. Tekrar yazarlarsa yeni bir öğe başlatılır.

Yanlışlıkla bir sesli mesaj sildim. Bir öğeyi silmek geri alınamaz. Bir sesli mesaj için, kayıt aramadan da dahil olmak üzere silinir.

İpucu: Gelen kutusu öğelerini Slack'e, Microsoft Teams'e, bir yardım masasına veya bir görev aracına gönderin, böylece ekibiniz onları zaten çalıştıkları yerde görsün. Bkz. Nelerin gönderileceğini seçme.