Mesajlar, geri aramalar ve acil aramalar

Bazı arayanların bir kişiyle görüşmesi gerekir. Asistanınız aramaları ekibinize bağlamaz. Ekibinizin takip etmesi için ihtiyaç duyduğu her şeyle bir mesaj veya geri arama isteği alır ve acil olanları işaretler. Bu makale bunun nasıl çalıştığını ve hiçbir şeyin kaçırılmamasını nasıl sağlayacağınızı açıklar.

Açma

1. Asistanlar'ı açın, asistana tıklayın ve Yetenekler sekmesine gidin.
2. Mesaj al'ı açın.
3. Değişiklikleri kaydet'e tıklayın.

Mesaj al, yeni asistanlar için varsayılan olarak açıktır. Telefon aramalarında ve WhatsApp, metin mesajları ve web sitesi sohbetindeki sohbetlerde çalışır.

Asistan ne yapar

Asistan yardımcı olamadığında, veya biri müsait olmadığında, iki şeyden birini sunar:

Bir şeyi kaydetmeden önce asistan:

• arayanın adını sorar. Adı olmadan asla bir mesaj kaydetmez.
• arayanın aradığı numarayı kullanır ve yalnızca başka bir yerden ulaşılmasını isterse başka bir numara sorar.
• yalnızca talimatlarınız öyle söylüyorsa bir e-posta adresi sorar ve harf harf geri okur.
• ayrıntıları arayana geri onaylar.

Mesaj veya geri arama isteği gerçekten kaydedilene kadar arayana asla birinin geri döneceğini söylemez.

İpucu: Daha fazlasını toplamak için, bunu talimatlarınızda belirtin, örneğin: "Bir mesaj almadan önce, arayanın adresini ve mevcut bir müşteri olup olmadığını da sor." Bkz. İyi talimatlar yazma.

Acil aramalar

Bir arayanın mesajı acil olduğunda, asistan onu acil olarak işaretler. Gelen kutusuna Yüksek öncelikli olarak düşer, en üste sıralanır ve kırmızı bir noktayla gösterilir.

Asistana işletmeniz için neyin acil sayıldığını söyleyin, örneğin:

Patlak bir boruyu, gaz kokusunu veya ısıtma olmamasını acil say. Arayanın adresini al ve mesajı acil olarak işaretle.

Önceliği istediğiniz zaman kendiniz Yüksek olarak işaretle veya Normal öncelik ile değiştirebilirsiniz.

Mesajlar nereye gider

Her mesaj, geri arama isteği ve sesli mesaj, aramanın dökümüne bir bağlantı ve asistanın topladığı ayrıntılarla birlikte Gelen kutusuna düşer. Oradan ekibiniz şunları yapabilir:

• bir kişiye atama. Atama, onu Devam ediyor'a taşır ve atanan kişi bilgilendirilir.
• Ara bağlantısıyla kişiyi geri arama, veya mümkün olduğunda metin veya WhatsApp ile yanıtlama.
• not ekleme.
• Bitti olarak işaretleme, veya yeniden açma.

Listede çalışmak için Açık, Benim, Bitti ve Tümü filtrelerini, indirmek için CSV dışa aktar'ı kullanın. Bkz. Gelen kutusu.

Ekibiniz nasıl bilgilendirilir

Sesli mesajların kendi bildirimi vardır, Yeni sesli mesajlar. Bkz. Bildirimler.

Bir arayan geri arama istediğinde ve bir e-posta adresi verdiyse, ekibinizin onları geri arayacağını onaylayan bir e-posta da alır.

Canlı bir aramayı devralma

Asistanınız aramaları aktarmaz, ama bir ekip üyesi bir arama devam ederken araya girebilir.

1. İhtiyaç duymadan önce, Ayarlar → Profil altında telefon numaranızı ekleyin.
2. Aramalar'ı açın ve canlı aramaya tıklayın.
3. Devral'a tıklayın ve onaylayın.

Telefonunuz çalar. Cevapladığınızda, asistan durur ve arayan sizi duyar. Aramanın sonucu Aktarıldı olarak ayarlanır. Arama başına yalnızca bir devralma mümkündür ve çalışma alanınızın aramanın her iki bacağı için de yeterli dakika veya kredisi olması gerekir.

Test aramaları

Deneme alanından gelen mesajlar ve geri arama istekleri simüle edilir ve Gelen kutusuna ulaşmaz. Bir test aramasında, asistanın kaydettiği mesajlar Gelen kutusunda görünür, böylece ekibinizin tam olarak ne alacağını görebilirsiniz.

Sorun giderme

Mesajlar Gelen kutusuna ulaşmıyor. O asistan için Mesaj al'ın açık ve kaydedilmiş olduğunu kontrol edin. Bu olmadan, asistan yalnızca ekibin arayana geri döneceğini söyleyebilir; hiçbir şey kaydedemez.

Yeni mesajlar hakkında e-posta almıyorum. Ayarlar → Bildirimler'i açın ve Dikkat gerektiren aramalar'ı açın. Her ekip üyesi bunu kendisi için ayarlar.

"Önce Ayarlar → Profil'de telefon numaranızı ekleyin." Devral, kendi telefonunuzu çaldırır, bu yüzden numaranıza ihtiyaç duyar. Onu Ayarlar → Profil altında ekleyin ve tekrar deneyin.

"Bu arama artık canlı değil." veya "Bu arama zaten aktarıldı." Arama bitti, veya biri onu zaten devraldı. Dökümü görmek için arama sayfasını açın ve arayana ulaşmanız gerekiyorsa Geri ara'yı kullanın.