Vytvořte si prvního asistenta

Asistent je AI recepční, která přijímá vaše hovory. Každý asistent má vlastní jméno, hlas, jazyk, pokyny a telefonní čísla, takže můžete provozovat jednoho pro hlavní linku a druhého pro jinou pobočku nebo značku. Nastavení zabere pár minut a vše lze později změnit.

Dva způsoby, jak začít

Průvodce nastavením. Při prvním přihlášení vás Nastavte si AI recepční provede čtyřmi krátkými kroky: Vytvořit asistenta, Definovat chování, Získat číslo a Vybrat tarif. Zvolíte jméno, jazyk a hlas, popíšete svou firmu (nebo zadáte web, ze kterého doplníme otevírací dobu, služby a časté dotazy), vyberete, co asistent smí dělat, a volitelně zvolíte telefonní číslo. V posledním kroku můžete stisknout Prozatím přeskočit a tarif vybrat později.

Editor asistenta. Přejděte na Asistenti → Vytvořit asistenta. Otevře se plný editor, kde je k dispozici každé nastavení. Zbytek tohoto článku popisuje právě editor.

Krok 1: Základy

Záložka Základy určuje, jak se asistent představí.

1. V sekci Identita zadejte Jméno asistenta. Jde o interní název zobrazený v přehledu, například „Recepce“.
2. Ponechte Stav na Aktivní — přijímá hovory, pokud chcete, aby začal přijímat hovory, jakmile bude mít číslo.
3. Do pole Představuje se jako zadejte jméno, které volající uslyší, například „Marie“.
4. Zadejte Název firmy.
5. V sekci Jazyk a hlas zvolte Jeden jazyk nebo Více jazyků. Při jednom jazyce jej vyberte ze seznamu. Při více jazycích asistent rozpozná jazyk volajícího a přepne hlas i pozdrav.
6. Vyberte hlas. Seznam si zúžíte pomocí vyhledávacího pole a filtrů pohlaví a přízvuku, ukázku přehrajete tlačítkem přehrávání.
7. Volitelně upravte Rychlost řeči.
8. V sekci Uvítací zpráva napište první větu, kterou volající uslyší. Udržte ji na maximálně dvou větách, nebo pole nechte prázdné a použije se výchozí pozdrav.

Tip: Řekněte volajícímu, kam se dovolal, a na jeden nádech nabídněte pomoc, například: „Dobrý den, děkujeme za zavolání do zubní ordinace Bright Dental, u telefonu Marie. Jak vám mohu pomoci?“

Krok 2: Chování

Záložka Chování říká asistentovi vše o vaší firmě a o tom, jak se má chovat.

1. V sekci O firmě napište fakta, která smí sdílet: otevírací dobu, služby, ceny, jak se k vám dostat.
2. V sekci Pokyny popište tón a pravidla, kterými se má řídit. Rozumný výchozí text už je předvyplněný. Můžete také zvolit tón a stisknout Vygenerovat z profilu firmy, nebo vyjít z některé z hotových šablon, například Přátelská recepční.
3. V sekci Otevírací doba zapněte Používat otevírací dobu, pokud se má asistent chovat jinak, když máte zavřeno. Nastavte Otevírá, Zavírá a Dny a poté zvolte, co se stane Mimo otevírací dobu: asistent buď stále odpovídá pomocí Zprávy mimo otevírací dobu, nebo přehraje pozdrav a nahraje hlasovou zprávu.

Krátké a jasné pokyny fungují nejlépe a asistent na ně reaguje rychleji. Příklady najdete v článku Jak psát dobré pokyny.

Krok 3: Znalosti

Záložka Znalosti určuje, co smí asistent kromě pokynů dále využívat.

• Používat profil firmy přidá ke každému hovoru otevírací dobu, služby, časté dotazy, zaměstnance a pobočky ze stránky Společnost.
• Prohledávat znalostní bázi mu umožní během hovorů a chatů vyhledávat ve vašich dokumentech (PDF, souborech, webových stránkách a textu).
• Importovat z webu načte každou stránku vašeho webu a vytvoří stručné Poznámky z webu, které si můžete prohlédnout a upravit.
• Poznámky specifické pro asistenta obsahují další fakta, která má znát jen tento asistent.

Sdílená fakta patří na stránku Společnost a do znalostní báze, aby je mohl využívat každý asistent. Více v článku Znalostní báze.

Krok 4: Schopnosti

Záložka Schopnosti obsahuje seznam toho, co asistent smí během hovoru dělat. Zapněte jen to, co skutečně potřebujete.

U nového asistenta jsou zapnuté Odpovídat na dotazy a Zaznamenat zprávu. Podrobnosti ke každé z nich najdete v článku Schopnosti asistenta.

Krok 5: Uložení

Stiskněte Vytvořit asistenta vpravo nahoře. Vrátíte se zpět do editoru, kde se zpřístupní i ostatní záložky: Nastavení hovorů (konverzace, střídání ve slovu, nahrávání), Oznámení (souhrnný e-mail o hovoru), Widget na webu, E-maily pro zákazníky a Playground. Kdykoli něco upravíte, stiskněte Uložit změny.

Poznámka: Pokud asistenta vytvoří nebo změní někdo jiný než vlastník pracovního prostoru, vlastník o tom dostane e-mail.

Co dělat dál

1. Otestujte asistenta, než se k němu dostanou skuteční volající. Viz Otestujte asistenta před spuštěním.
2. Přidělte mu telefonní číslo. Viz Připojení telefonního čísla.

Asistent přijímá hovory, jakmile má číslo a něco hradí minuty: tarif nebo předplacený kredit. Viz Předplacený kredit.

Správa asistentů

Na stránce Asistenti otevřete nabídku na konci řádku a zvolíte Upravit, Pozastavit nebo Aktivovat, Duplikovat, Archivovat či Smazat asistenta.

• Duplikovat vytvoří kopii s přidaným „(kopie)“ v názvu, uloženou jako koncept.
• Archivovat asistenta skryje a zruší přiřazení jeho telefonních čísel. Zaškrtněte Zobrazit archivované, chcete-li archivované asistenty znovu vidět.
• Smazat asistenta natrvalo odstraní. Jeho telefonní čísla se zruší a jeho hovory, přepisy a nahrávky se smažou. Tuto akci nelze vrátit zpět.

Časté dotazy

Kolik asistentů mohu mít? Záleží na vašem tarifu: Starter zahrnuje 1, Solo 3, tarify Team a Scale nemají žádný limit. Archivovaní asistenti se nepočítají. Po dosažení limitu se zobrazí zpráva „Váš tarif zahrnuje … asistentů. Pro přidání dalších upgradujte.“

Proč nemohu asistenta smazat? Pokud právě telefonuje, zobrazí se zpráva s výzvou zkusit to znovu po ukončení hovoru.

Kde nastavím nahrávání hovorů? V sekci Nastavení hovorů → Nahrávání. U nového asistenta je nahrávání vypnuté. Viz Nahrávání a souhlas.