Δημιουργήστε τον πρώτο σας βοηθό

Ένας βοηθός είναι ο ρεσεψιονίστ AI που απαντά στις κλήσεις σας. Κάθε βοηθός έχει το δικό του όνομα, φωνή, γλώσσα, οδηγίες και τηλεφωνικούς αριθμούς, ώστε να μπορείτε να έχετε έναν για την κύρια γραμμή σας και έναν άλλο για διαφορετική τοποθεσία ή brand. Η ρύθμιση ενός βοηθού διαρκεί λίγα λεπτά, και μπορείτε να αλλάξετε τα πάντα αργότερα.

Δύο τρόποι για να ξεκινήσετε

Η καθοδηγούμενη ρύθμιση. Όταν συνδέεστε για πρώτη φορά, το Ρυθμίστε τον ρεσεψιονίστ AI σας σάς οδηγεί μέσα από τέσσερα σύντομα βήματα: Δημιουργία βοηθού, Ορισμός συμπεριφοράς, Αποκτήστε αριθμό και Επιλέξτε πλάνο. Επιλέγετε όνομα, γλώσσα και φωνή, περιγράφετε την επιχείρησή σας (ή εισάγετε τον ιστότοπό σας ώστε να συμπληρώσουμε τις ώρες, τις υπηρεσίες και τις συχνές ερωτήσεις σας), επιλέγετε τι επιτρέπεται να κάνει ο βοηθός, και προαιρετικά επιλέγετε τηλεφωνικό αριθμό. Μπορείτε να πατήσετε Παράλειψη προς το παρόν στο τελευταίο βήμα και να επιλέξετε πλάνο αργότερα.

Ο επεξεργαστής βοηθού. Πηγαίνετε στο Βοηθοί → Δημιουργία βοηθού. Αυτό ανοίγει τον πλήρη επεξεργαστή, όπου είναι διαθέσιμη κάθε ρύθμιση. Το υπόλοιπο αυτού του άρθρου ακολουθεί τον επεξεργαστή.

Βήμα 1: Βασικά

Η καρτέλα Βασικά ελέγχει πώς συστήνεται ο βοηθός.

1. Στο Ταυτότητα, εισαγάγετε ένα Όνομα βοηθού. Αυτό είναι το εσωτερικό όνομα που εμφανίζεται στον πίνακα ελέγχου σας, για παράδειγμα «Ρεσεψιόν».
2. Αφήστε την Κατάσταση στο Ενεργός — απαντά σε κλήσεις αν θέλετε να απαντά μόλις αποκτήσει αριθμό.
3. Στο Συστήνεται ως, εισαγάγετε το όνομα που ακούν οι καλούντες, για παράδειγμα «Μαρία».
4. Εισαγάγετε το Όνομα επιχείρησης σας.
5. Στο Γλώσσα & φωνή, επιλέξτε Μία γλώσσα ή Πολλές γλώσσες. Με μία γλώσσα, επιλέξτε την από τη λίστα. Με πολλές, ο βοηθός ανιχνεύει τη γλώσσα του καλούντος και αλλάζει φωνή και χαιρετισμό.
6. Επιλέξτε μια φωνή. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης και τα φίλτρα φύλου και προφοράς για να περιορίσετε τη λίστα, και πατήστε αναπαραγωγή για να ακούσετε δείγμα.
7. Προαιρετικά προσαρμόστε τον Ρυθμό ομιλίας.
8. Στο Μήνυμα καλωσορίσματος, γράψτε την πρώτη πρόταση που ακούει ο καλών. Κρατήστε την κάτω από δύο προτάσεις, ή αφήστε την κενή για να χρησιμοποιηθεί ο προεπιλεγμένος χαιρετισμός.

Συμβουλή: Πείτε ποιον βρήκε ο καλών και προσφέρετε βοήθεια σε μία ανάσα, για παράδειγμα: «Γεια σας, ευχαριστούμε που καλέσατε το Bright Dental, είμαι η Μαρία. Πώς μπορώ να σας βοηθήσω σήμερα;»

Βήμα 2: Συμπεριφορά

Η καρτέλα Συμπεριφορά λέει στον βοηθό για την επιχείρησή σας και πώς να ενεργεί.

1. Στο Σχετικά με την επιχείρηση, γράψτε τα δεδομένα που μπορεί να μοιραστεί: ώρες λειτουργίας, υπηρεσίες, τιμές, οδηγίες πρόσβασης.
2. Στο Οδηγίες, περιγράψτε τον τόνο και τους κανόνες που πρέπει να ακολουθεί. Μια λογική προεπιλογή είναι ήδη συμπληρωμένη. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε έναν τόνο και να πατήσετε Δημιουργία από το προφίλ της επιχείρησης, ή να ξεκινήσετε από ένα από τα έτοιμα πρότυπα όπως το Φιλική ρεσεψιονίστ.
3. Στο Ώρες λειτουργίας, ενεργοποιήστε το Χρήση ωρών λειτουργίας αν ο βοηθός πρέπει να συμπεριφέρεται διαφορετικά όταν είστε κλειστοί. Ορίστε Ανοίγει, Κλείνει και τις Ημέρες, μετά επιλέξτε τι συμβαίνει Εκτός ωρών λειτουργίας: ο βοηθός συνεχίζει να απαντά με ένα Μήνυμα εκτός ωρών, ή αναπαράγει χαιρετισμό και καταγράφει τηλεφωνικό μήνυμα.

Οι σύντομες, σαφείς οδηγίες λειτουργούν καλύτερα και απαντούν πιο γρήγορα. Δείτε Γράφοντας καλές οδηγίες για παραδείγματα.

Βήμα 3: Γνώση

Η καρτέλα Γνώση αποφασίζει τι μπορεί να χρησιμοποιήσει ο βοηθός πέρα από τις οδηγίες του.

• Το Χρήση του προφίλ επιχείρησης προσθέτει τις ώρες, τις υπηρεσίες, τις συχνές ερωτήσεις, το προσωπικό και τις τοποθεσίες από τη σελίδα Εταιρεία σε κάθε κλήση.
• Το Αναζήτηση στη βάση γνώσης του επιτρέπει να αναζητά στα έγγραφά σας (PDF, αρχεία, ιστοσελίδες και κείμενο) κατά τη διάρκεια κλήσεων και συνομιλιών.
• Το Εισαγωγή από ιστότοπο διαβάζει κάθε σελίδα του ιστότοπού σας και γράφει σύντομες Σημειώσεις ιστοτόπου που μπορείτε να ελέγξετε και να επεξεργαστείτε.
• Το Σημειώσεις ειδικά για τον βοηθό περιέχει επιπλέον δεδομένα που πρέπει να γνωρίζει μόνο αυτός ο βοηθός.

Τα κοινά δεδομένα ανήκουν στη σελίδα Εταιρεία και στη βάση γνώσεων, ώστε κάθε βοηθός να μπορεί να τα χρησιμοποιεί. Δείτε Βάση γνώσεων.

Βήμα 4: Δυνατότητες

Η καρτέλα Δυνατότητες παραθέτει τι επιτρέπεται να κάνει ο βοηθός κατά τη διάρκεια μιας κλήσης. Ενεργοποιήστε μόνο ό,τι χρειάζεστε.

Οι Απάντηση ερωτήσεων και Καταγραφή μηνύματος είναι ενεργές για έναν νέο βοηθό. Για λεπτομέρειες για καθεμία, δείτε Δυνατότητες βοηθού.

Βήμα 5: Αποθήκευση

Πατήστε Δημιουργία βοηθού πάνω δεξιά. Επιστρέφετε στον επεξεργαστή, όπου γίνονται διαθέσιμες οι άλλες καρτέλες: Ρυθμίσεις κλήσεων (συνομιλία, εναλλαγή σειράς ομιλίας, εγγραφή), Ειδοποιήσεις (το email σύνοψης κλήσης), Widget ιστοτόπου, Email πελατών και Playground. Πατήστε Αποθήκευση αλλαγών όποτε επεξεργάζεστε κάτι.

Σημείωση: Αν κάποιος άλλος εκτός από τον ιδιοκτήτη του χώρου εργασίας δημιουργήσει ή αλλάξει έναν βοηθό, ο ιδιοκτήτης λαμβάνει email σχετικά με αυτό.

Τι να κάνετε στη συνέχεια

1. Δοκιμάστε τον βοηθό πριν φτάσουν σε αυτόν πραγματικοί καλούντες. Δείτε Δοκιμάστε τον βοηθό σας πριν τεθεί σε λειτουργία.
2. Δώστε του τηλεφωνικό αριθμό. Δείτε Συνδέστε έναν τηλεφωνικό αριθμό.

Ο βοηθός σας απαντά κλήσεις μόλις αποκτήσει αριθμό και κάτι πληρώνει τα λεπτά: ένα πλάνο, ή προπληρωμένη πίστωση. Δείτε Προπληρωμένη πίστωση.

Διαχείριση βοηθών

Στη σελίδα Βοηθοί, ανοίξτε το μενού στο τέλος μιας γραμμής για Επεξεργασία, Παύση ή Ενεργοποίηση, Αντιγραφή, Αρχείο ή Διαγραφή ενός βοηθού.

• Το Αντιγραφή δημιουργεί αντίγραφο με το «(αντίγραφο)» προστιθέμενο στο όνομα, αποθηκευμένο ως πρόχειρο.
• Το Αρχείο αποκρύπτει τον βοηθό και αναιρεί την ανάθεση των τηλεφωνικών αριθμών του. Επιλέξτε Εμφάνιση αρχειοθετημένων για να δείτε ξανά αρχειοθετημένους βοηθούς.
• Το Διαγραφή αφαιρεί τον βοηθό οριστικά. Οι τηλεφωνικοί αριθμοί του ακυρώνονται, και οι κλήσεις, οι απομαγνητοφωνήσεις και οι ηχογραφήσεις του διαγράφονται. Αυτό δεν μπορεί να αναιρεθεί.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσους βοηθούς μπορώ να έχω; Εξαρτάται από το πλάνο σας: το Starter περιλαμβάνει 1, το Solo 3, και τα Team και Scale δεν έχουν όριο. Οι αρχειοθετημένοι βοηθοί δεν μετρούν. Αν φτάσετε στο όριο, βλέπετε «Το πλάνο σας περιλαμβάνει … βοηθούς. Αναβαθμίστε για να προσθέσετε περισσότερους.»

Γιατί δεν μπορώ να διαγράψω έναν βοηθό; Αν βρίσκεται σε κλήση, βλέπετε μήνυμα που σας ζητά να δοκιμάσετε ξανά όταν η κλήση έχει ολοκληρωθεί.

Πού ρυθμίζω την εγγραφή κλήσεων; Στο Ρυθμίσεις κλήσεων → Εγγραφή. Η εγγραφή είναι απενεργοποιημένη για νέο βοηθό. Δείτε Εγγραφή και συγκατάθεση.