Μηνύματα, επανακλήσεις και επείγουσες κλήσεις

Ορισμένοι καλούντες χρειάζονται άνθρωπο. Ο βοηθός σας δεν συνδέει κλήσεις με την ομάδα σας. Καταγράφει μήνυμα ή αίτημα επανάκλησης με όλα όσα χρειάζεται η ομάδα σας για να επικοινωνήσει, και σημαίνει όσα είναι επείγοντα. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς λειτουργεί αυτό και πώς να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν χάνεται.

Ενεργοποιήστε το

1. Ανοίξτε Βοηθοί, κάντε κλικ στον βοηθό και πηγαίνετε στην καρτέλα Δυνατότητες.
2. Ενεργοποιήστε το Καταγραφή μηνύματος.
3. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση αλλαγών.

Το Καταγραφή μηνύματος είναι ενεργό εξ ορισμού για νέους βοηθούς. Λειτουργεί σε τηλεφωνικές κλήσεις και σε συνομιλίες στο WhatsApp, τα μηνύματα κειμένου και τη συνομιλία ιστότοπου.

Τι κάνει ο βοηθός

Όταν ο βοηθός δεν μπορεί να βοηθήσει, ή κάποιος δεν είναι διαθέσιμος, προσφέρει ένα από τα δύο:

Πριν αποθηκεύσει οτιδήποτε, ο βοηθός:

• ζητά το όνομα του καλούντος. Ποτέ δεν αποθηκεύει μήνυμα χωρίς αυτό.
• χρησιμοποιεί τον αριθμό από τον οποίο καλεί ο καλών, και ζητά άλλον αριθμό μόνο αν θέλει να τον βρουν αλλού.
• ζητά διεύθυνση email μόνο αν το λένε οι οδηγίες σας, και την επαναλαμβάνει γράμμα προς γράμμα.
• επιβεβαιώνει τα στοιχεία πίσω στον καλούντα.

Ποτέ δεν λέει στον καλούντα ότι κάποιος θα επικοινωνήσει μαζί του μέχρι το μήνυμα ή το αίτημα επανάκλησης να έχει πραγματικά αποθηκευτεί.

Συμβουλή: Για να συλλέγετε περισσότερα, πείτε το στις οδηγίες σας, για παράδειγμα: «Πριν καταγράψεις μήνυμα, ρώτα επίσης τη διεύθυνση του καλούντος και αν είναι υπάρχων πελάτης.» Δείτε Γράφοντας καλές οδηγίες.

Επείγουσες κλήσεις

Όταν το μήνυμα ενός καλούντος είναι επείγον, ο βοηθός το σημειώνει ως επείγον. Καταλήγει στα Εισερχόμενα ως Υψηλή προτεραιότητα, ταξινομημένο στην κορυφή και με κόκκινη κουκκίδα.

Πείτε στον βοηθό τι θεωρείται επείγον για την επιχείρησή σας, για παράδειγμα:

Θεώρησε επείγον έναν σπασμένο σωλήνα, μια μυρωδιά αερίου ή έλλειψη θέρμανσης. Πάρε τη διεύθυνση του καλούντος και σημείωσε το μήνυμα ως επείγον.

Μπορείτε να αλλάξετε εσείς οι ίδιοι την προτεραιότητα οποιαδήποτε στιγμή με το Σήμανση ως υψηλή ή Κανονική προτεραιότητα.

Πού πηγαίνουν τα μηνύματα

Κάθε μήνυμα, αίτημα επανάκλησης και τηλεφωνικό μήνυμα καταλήγει στα Εισερχόμενα, με σύνδεσμο προς την απομαγνητοφώνηση της κλήσης και τα στοιχεία που συνέλεξε ο βοηθός. Από εκεί η ομάδα σας μπορεί να:

• το αναθέσει σε ένα άτομο. Η ανάθεση το μετακινεί σε Σε εξέλιξη, και το ανατεθειμένο άτομο ειδοποιείται.
• καλέσει πίσω το άτομο με τον σύνδεσμο Κλήση, ή να απαντήσει με μήνυμα κειμένου ή WhatsApp όταν είναι διαθέσιμο.
• προσθέσει σημειώσεις.
• το σημειώσει ως Ολοκληρώθηκε, ή να το επαναφέρει.

Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα Ανοιχτό, Δικά μου, Ολοκληρώθηκε και Όλα για να δουλέψετε τη λίστα, και το Εξαγωγή CSV για να την κατεβάσετε. Δείτε Εισερχόμενα.

Πώς ειδοποιείται η ομάδα σας

Τα τηλεφωνικά μηνύματα έχουν τη δική τους ειδοποίηση, Νέα φωνητικά μηνύματα. Δείτε Ειδοποιήσεις.

Όταν ένας καλών ζητά επανάκληση και έχει δώσει διεύθυνση email, λαμβάνει επίσης email που επιβεβαιώνει ότι η ομάδα σας θα τον καλέσει πίσω.

Αναλάβετε ζωντανή κλήση

Ο βοηθός σας δεν μεταφέρει κλήσεις, αλλά ένα μέλος της ομάδας μπορεί να παρέμβει ενώ μια κλήση βρίσκεται σε εξέλιξη.

1. Πριν το χρειαστείτε, προσθέστε τον τηλεφωνικό σας αριθμό στο Ρυθμίσεις → Προφίλ.
2. Ανοίξτε Κλήσεις και κάντε κλικ στη ζωντανή κλήση.
3. Κάντε κλικ στο Ανάληψη και επιβεβαιώστε.

Το τηλέφωνό σας χτυπά. Όταν απαντήσετε, ο βοηθός σταματά και ο καλών σάς ακούει. Το αποτέλεσμα της κλήσης ορίζεται σε Μεταφέρθηκε. Μόνο μία ανάληψη είναι δυνατή ανά κλήση, και ο χώρος εργασίας σας χρειάζεται αρκετά λεπτά ή πίστωση και για τα δύο σκέλη της κλήσης.

Δοκιμαστικές κλήσεις

Τα μηνύματα και τα αιτήματα επανάκλησης από το Playground προσομοιώνονται και δεν φτάνουν στα Εισερχόμενα. Σε δοκιμαστική κλήση, τα μηνύματα που αποθηκεύει ο βοηθός εμφανίζονται στα Εισερχόμενα, ώστε να βλέπετε ακριβώς τι θα λάβει η ομάδα σας.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Τα μηνύματα δεν φτάνουν στα Εισερχόμενα. Ελέγξτε ότι το Καταγραφή μηνύματος είναι ενεργοποιημένο και αποθηκευμένο για εκείνον τον βοηθό. Χωρίς αυτό, ο βοηθός μπορεί μόνο να πει ότι η ομάδα θα επικοινωνήσει με τον καλούντα· δεν μπορεί να αποθηκεύσει τίποτα.

Δεν λαμβάνω email για νέα μηνύματα. Ανοίξτε Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις και ενεργοποιήστε το Κλήσεις που χρειάζονται προσοχή. Κάθε μέλος της ομάδας το ορίζει για τον εαυτό του.

«Προσθέστε πρώτα τον τηλεφωνικό σας αριθμό στο Ρυθμίσεις → Προφίλ.» Η ανάληψη καλεί το δικό σας τηλέφωνο, οπότε χρειάζεται τον αριθμό σας. Προσθέστε τον στο Ρυθμίσεις → Προφίλ και δοκιμάστε ξανά.

«Αυτή η κλήση δεν είναι πλέον ζωντανή.» ή «Αυτή η κλήση έχει ήδη μεταφερθεί.» Η κλήση τελείωσε, ή κάποιος την έχει ήδη αναλάβει. Ανοίξτε τη σελίδα της κλήσης για να δείτε την απομαγνητοφώνηση, και χρησιμοποιήστε το Επανάκληση αν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με τον καλούντα.