Créez votre premier assistant

Un assistant est le réceptionniste IA qui répond à vos appels. Chaque assistant a son propre nom, sa voix, sa langue, ses instructions et ses numéros de téléphone, vous pouvez donc en faire fonctionner un pour votre ligne principale et un autre pour un site ou une marque différente. Sa mise en place prend quelques minutes, et vous pouvez tout modifier ensuite.

Deux façons de commencer

La configuration guidée. Lors de votre première connexion, Configurez votre réceptionniste IA vous guide en quatre courtes étapes : Créer un assistant, Définir le comportement, Obtenir un numéro et Choisir un forfait. Vous choisissez un nom, une langue et une voix, décrivez votre entreprise (ou saisissez votre site web pour que nous remplissions vos horaires, services et FAQ), choisissez ce que l'assistant peut faire, et sélectionnez éventuellement un numéro de téléphone. Vous pouvez appuyer sur Passer pour l'instant à la dernière étape et choisir un forfait plus tard.

L'éditeur d'assistant. Allez sur Assistants → Créer un assistant. Cela ouvre l'éditeur complet, où chaque paramètre est disponible. Le reste de cet article suit l'éditeur.

Étape 1 : Essentiel

L'onglet Essentiel contrôle la façon dont l'assistant se présente.

1. Sous Identité, saisissez un Nom de l'assistant. C'est le nom interne affiché dans votre tableau de bord, par exemple « Accueil ».
2. Laissez Statut sur Actif — répond aux appels si vous voulez qu'il réponde dès qu'il a un numéro.
3. Dans Se présente comme, saisissez le nom que les appelants entendent, par exemple « Marie ».
4. Saisissez le Nom de l'entreprise.
5. Sous Langue et voix, choisissez Une langue ou Plusieurs langues. Avec une langue, choisissez-la dans la liste. Avec plusieurs, l'assistant détecte la langue de l'appelant et change de voix et de message d'accueil.
6. Choisissez une voix. Utilisez le champ de recherche et les filtres de genre et d'accent pour affiner la liste, et appuyez sur lecture pour entendre un échantillon.
7. Ajustez éventuellement le Débit de parole.
8. Sous Message d'accueil, rédigez la première phrase que l'appelant entend. Gardez-la sous deux phrases, ou laissez-la vide pour utiliser le message d'accueil par défaut.

Astuce : indiquez qui l'appelant a joint et proposez de l'aide en une seule phrase, par exemple : « Bonjour, merci d'avoir appelé Bright Dental, je suis Marie. Comment puis-je vous aider aujourd'hui ? »

Étape 2 : Comportement

L'onglet Comportement informe l'assistant sur votre entreprise et sur la façon d'agir.

1. Sous À propos de l'entreprise, écrivez les faits qu'il peut partager : horaires d'ouverture, services, prix, itinéraire.
2. Sous Instructions, décrivez le ton et les règles à suivre. Un contenu par défaut sensé est déjà rempli. Vous pouvez aussi choisir un ton et appuyer sur Générer à partir du profil d'entreprise, ou partir de l'un des modèles prêts à l'emploi comme Réceptionniste aimable.
3. Sous Horaires d'ouverture, activez Utiliser les horaires d'ouverture si l'assistant doit se comporter différemment lorsque vous êtes fermé. Définissez Ouverture, Fermeture et les Jours, puis choisissez ce qui se passe En dehors des horaires d'ouverture : l'assistant continue de répondre avec un Message hors horaires, ou il diffuse un message d'accueil et enregistre un message vocal.

Des instructions courtes et claires fonctionnent mieux et répondent plus vite. Voir Rédiger de bonnes instructions pour des exemples.

Étape 3 : Connaissances

L'onglet Connaissances détermine ce que l'assistant peut utiliser en plus de ses instructions.

• Utiliser le profil de l'entreprise ajoute les horaires, services, FAQ, personnel et sites depuis la page Entreprise à chaque appel.
• Rechercher dans la base de connaissances lui permet de rechercher dans vos documents (PDF, fichiers, pages web et texte) pendant les appels et conversations.
• Importer depuis le site web lit chaque page de votre site et rédige de courtes Notes du site web que vous pouvez relire et modifier.
• Notes propres à l'assistant contient des faits supplémentaires que seul cet assistant doit connaître.

Les faits partagés appartiennent à la page Entreprise et à la base de connaissances, afin que chaque assistant puisse les utiliser. Voir Base de connaissances.

Étape 4 : Capacités

L'onglet Capacités liste ce que l'assistant peut faire pendant un appel. N'activez que ce dont vous avez besoin.

Répondre aux questions et Prendre un message sont activés pour un nouvel assistant. Pour le détail de chacune, voir Capacités de l'assistant.

Étape 5 : Enregistrer

Appuyez sur Créer un assistant en haut à droite. Vous revenez à l'éditeur, où les autres onglets deviennent disponibles : Paramètres d'appel (conversation, tours de parole, enregistrement), Notifications (l'e-mail de résumé d'appel), Widget du site web, E-mails clients et Playground. Appuyez sur Enregistrer les modifications chaque fois que vous modifiez quelque chose.

Remarque : si quelqu'un d'autre que le propriétaire de l'espace de travail crée ou modifie un assistant, le propriétaire reçoit un e-mail à ce sujet.

Que faire ensuite

1. Testez l'assistant avant que de vrais appelants ne le joignent. Voir Testez votre assistant avant le lancement.
2. Attribuez-lui un numéro de téléphone. Voir Connecter un numéro de téléphone.

Votre assistant répond aux appels dès qu'il a un numéro et que quelque chose paie les minutes : un forfait, ou du crédit prépayé. Voir Crédit prépayé.

Gérer les assistants

Sur la page Assistants, ouvrez le menu à la fin d'une ligne pour Modifier, Mettre en pause ou Activer, Dupliquer, Archiver ou Supprimer un assistant.

• Dupliquer crée une copie avec « (copie) » ajouté au nom, enregistrée comme brouillon.
• Archiver masque l'assistant et désattribue ses numéros de téléphone. Cochez Afficher les archivés pour revoir les assistants archivés.
• Supprimer retire l'assistant définitivement. Ses numéros de téléphone sont annulés, et ses appels, transcriptions et enregistrements sont supprimés. Cette action est irréversible.

Questions courantes

Combien d'assistants puis-je avoir ? Cela dépend de votre forfait : Starter en inclut 1, Solo 3, et Team et Scale n'ont pas de limite. Les assistants archivés ne comptent pas. Si vous atteignez la limite, vous voyez « Votre forfait inclut … assistants. Passez à un forfait supérieur pour en ajouter. »

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un assistant ? S'il est en communication, vous voyez un message vous demandant de réessayer une fois l'appel terminé.

Où configurer l'enregistrement des appels ? Sous Paramètres d'appel → Enregistrement. L'enregistrement est désactivé pour un nouvel assistant. Voir Enregistrement et consentement.