最初のアシスタントを作成する

アシスタントとは、通話に応答するAI受付係です。各アシスタントには固有の名前、音声、言語、指示、電話番号があるため、メインの窓口用に1つ、別の拠点やブランド用にもう1つ、というように使い分けられます。セットアップは数分で完了し、後からすべて変更できます。

始め方は2通り

ガイド付きセットアップ。 初めてサインインすると、AI受付をセットアップが4つの短いステップを案内します:アシスタントを作成、動作を定義、番号を取得、プランを選択です。名前、言語、音声を選び、会社について説明する(またはウェブサイトを入力すると営業時間、サービス、FAQを自動入力できます)、アシスタントに許可する操作を選び、必要に応じて電話番号を選びます。最後のステップでは今はスキップを押して、プランを後で選ぶこともできます。

アシスタントエディタ。 アシスタント → アシスタントを作成に進みます。ここではすべての設定が行える完全なエディタが開きます。この記事の残りの部分は、このエディタに沿って説明します。

ステップ1:基本設定

基本設定タブでは、アシスタントの自己紹介の仕方を設定します。

1. アイデンティティで、アシスタント名を入力します。これはダッシュボードに表示される内部名で、たとえば「フロントデスク」のように付けます。
2. 番号を取得した時点ですぐに応答させたい場合は、ステータスを有効 — 通話に応答中のままにしておきます。
3. 名乗る名前に、発信者が耳にする名前(たとえば「マリー」)を入力します。
4. 会社名を入力します。
5. 言語と音声で、1言語か複数言語かを選びます。1言語の場合はリストから選びます。複数言語の場合、アシスタントは発信者の言語を検知し、音声と挨拶を切り替えます。
6. 音声を選びます。検索欄や性別・アクセントのフィルターで絞り込み、再生ボタンでサンプルを聞けます。
7. 必要に応じて話す速さを調整します。
8. ウェルカムメッセージに、発信者が最初に聞く一文を書きます。2文以内に収めるか、空欄のままにしてデフォルトの挨拶を使います。

ヒント: 誰が対応しているかを伝え、用件を尋ねる流れを一息で伝えましょう。例:「お電話ありがとうございます、Bright Dentalのマリーです。本日はどのようなご用件でしょうか?」

ステップ2:振る舞い

振る舞いタブでは、事業内容と対応方法をアシスタントに伝えます。

1. 会社についてに、営業時間、サービス、料金、道案内など、伝えてよい事実を書きます。
2. 指示に、トーンと守るべきルールを記述します。あらかじめ妥当なデフォルトが入力されています。トーンを選んで会社プロフィールから生成を押すことも、フレンドリーな受付のような既成のテンプレートから始めることもできます。
3. 営業時間で、休業中の対応を変えたい場合は営業時間を使用をオンにします。開店、閉店、曜日を設定し、営業時間外の対応として、営業時間外メッセージを使って引き続き応答するか、挨拶を流してボイスメールを録音するかを選びます。

指示は短く明確なほど良く、応答も速くなります。例については良い指示の書き方をご覧ください。

ステップ3:ナレッジ

ナレッジタブでは、指示以外にアシスタントが使える情報を設定します。

• 会社プロフィールを使用:会社情報ページの営業時間、サービス、FAQ、スタッフ、拠点情報を、すべての通話に反映します。
• ナレッジベースを検索:通話やチャットの中で、ドキュメント(PDF、ファイル、ウェブページ、テキスト)を検索できるようにします。
• ウェブサイトからインポート:サイトの全ページを読み込み、確認・編集できるウェブサイトメモとして要約します。
• アシスタント固有のメモ:このアシスタントだけが知っておくべき追加情報を保持します。

複数のアシスタントで共有する情報は、会社情報ページとナレッジベースに登録してください。詳しくはナレッジベースをご覧ください。

ステップ4:機能

機能タブには、通話中にアシスタントが行える操作が一覧表示されます。必要なものだけをオンにしてください。

新しいアシスタントでは、質問に答えると伝言を受けるがオンになっています。詳しくはアシスタントの機能をご覧ください。

ステップ5:保存

右上のアシスタントを作成を押します。エディタに戻り、通話設定(会話、話す順番、録音)、通知(通話要約メール)、ウェブサイトウィジェット、顧客向けメール、Playgroundといった他のタブが利用可能になります。何かを編集したら、その都度変更を保存を押してください。

注: ワークスペースのオーナー以外の人がアシスタントを作成または変更すると、オーナーにその旨のメールが届きます。

次にすること

1. 実際の発信者に届く前にアシスタントをテストしましょう。詳しくは本番稼働前にアシスタントをテストするをご覧ください。
2. 電話番号を割り当てましょう。詳しくは電話番号を取得するをご覧ください。

アシスタントは、番号が割り当てられ、かつプランまたはプリペイドクレジットのいずれかで分数がまかなえる状態になった時点で通話に応答します。詳しくはプリペイドクレジットをご覧ください。

アシスタントの管理

アシスタントページで、各行末尾のメニューを開くと、アシスタントの編集、一時停止または有効化、複製、アーカイブ、削除が行えます。

• 複製:名前に「(コピー)」を付けた複製を作成し、下書きとして保存します。
• アーカイブ:アシスタントを非表示にし、割り当てられていた電話番号の割り当てを解除します。アーカイブ済みを表示にチェックを入れると、アーカイブ済みのアシスタントを再度確認できます。
• 削除:アシスタントを完全に削除します。その番号はキャンセルされ、通話履歴、書き起こし、録音も削除されます。この操作は取り消せません。

よくある質問

アシスタントはいくつ持てますか? プランによります。Starterは1つ、Soloは3つ、TeamとScaleは無制限です。アーカイブ済みのアシスタントはカウントされません。上限に達すると「お使いのプランには…件のアシスタントが含まれています。追加するにはアップグレードしてください。」と表示されます。

なぜアシスタントを削除できないのですか? 通話中の場合、通話終了後に再度お試しいただくよう案内が表示されます。

通話録音はどこで設定しますか? 通話設定 → 録音で設定します。新しいアシスタントでは録音はオフになっています。詳しくは録音と同意をご覧ください。