Maak je eerste assistent

Een assistent is de AI-receptionist die je gesprekken aanneemt. Elke assistent heeft zijn eigen naam, stem, taal, instructies en telefoonnummers, zodat je er een kunt gebruiken voor je hoofdlijn en een andere voor een andere locatie of merk. Er eentje instellen duurt een paar minuten, en je kunt later alles nog aanpassen.

Twee manieren om te beginnen

De begeleide installatie. Als je voor het eerst inlogt, leidt Stel je AI-receptionist in je door vier korte stappen: Assistent aanmaken, Gedrag bepalen, Nummer nemen en Kies een abonnement. Je kiest een naam, een taal en een stem, beschrijft je bedrijf (of vult je website in zodat we je openingstijden, diensten en veelgestelde vragen kunnen invullen), kiest wat de assistent mag doen en kiest eventueel een telefoonnummer. Bij de laatste stap kun je op Voorlopig overslaan klikken en later een abonnement kiezen.

De assistent-editor. Ga naar Assistenten → Assistent aanmaken. Dit opent de volledige editor, waar elke instelling beschikbaar is. De rest van dit artikel volgt de editor.

Stap 1: Basis

Het tabblad Basis bepaalt hoe de assistent zich voorstelt.

1. Voer onder Identiteit een Naam van de assistent in. Dit is de interne naam die in je dashboard wordt getoond, bijvoorbeeld "Receptie".
2. Laat Status op Actief — neemt gesprekken aan staan als je wilt dat hij meteen antwoordt zodra hij een nummer heeft.
3. Voer bij Stelt zich voor als de naam in die bellers horen, bijvoorbeeld "Marie".
4. Voer je Bedrijfsnaam in.
5. Kies onder Taal & stem voor Eén taal of Meerdere talen. Bij één taal kies je deze uit de lijst. Bij meerdere talen herkent de assistent de taal van de beller en wisselt hij van stem en begroeting.
6. Kies een stem. Gebruik het zoekvak en de filters voor geslacht en accent om de lijst te versmallen, en druk op afspelen om een voorbeeld te horen.
7. Pas eventueel het Spreektempo aan.
8. Schrijf onder Welkomstbericht de eerste zin die de beller hoort. Houd het onder twee zinnen, of laat het leeg om de standaardbegroeting te gebruiken.

Tip: Vertel in één adem wie de beller aan de lijn heeft en bied hulp aan, bijvoorbeeld: "Hallo, bedankt voor het bellen met Bright Dental, u spreekt met Marie. Waarmee kan ik u helpen?"

Stap 2: Gedrag

Het tabblad Gedrag vertelt de assistent over je bedrijf en hoe hij zich moet gedragen.

1. Schrijf onder Over het bedrijf de feiten die hij mag delen: openingstijden, diensten, prijzen, routebeschrijving.
2. Beschrijf onder Instructies de toon en de regels die hij moet volgen. Er staat al een verstandige standaard ingevuld. Je kunt ook een toon kiezen en op Genereren uit bedrijfsprofiel drukken, of starten vanuit een van de kant-en-klare sjablonen zoals Vriendelijke receptionist.
3. Schakel onder Openingstijden Openingstijden gebruiken in als de assistent zich anders moet gedragen wanneer je gesloten bent. Stel Opent, Sluit en de Dagen in, en kies vervolgens wat er gebeurt Buiten openingstijden: de assistent antwoordt toch met een Bericht buiten openingstijden, of hij speelt een begroeting af en neemt een voicemail op.

Korte, duidelijke instructies werken het best en reageren sneller. Zie Goede instructies schrijven voor voorbeelden.

Stap 3: Kennis

Het tabblad Kennis bepaalt wat de assistent mag gebruiken naast zijn instructies.

• Bedrijfsprofiel gebruiken voegt de openingstijden, diensten, veelgestelde vragen, medewerkers en locaties van de pagina Bedrijf toe aan elk gesprek.
• Kennisbank doorzoeken laat hem tijdens gesprekken en chats in je documenten zoeken (pdf's, bestanden, webpagina's en tekst).
• Importeren van website leest elke pagina van je site en schrijft korte Websitenotities die je kunt controleren en bewerken.
• Assistentspecifieke notities bevat extra feiten die alleen deze assistent moet weten.

Gedeelde feiten horen thuis op de pagina Bedrijf en in de kennisbank, zodat elke assistent ze kan gebruiken. Zie Kennisbank.

Stap 4: Vaardigheden

Het tabblad Vaardigheden toont wat de assistent tijdens een gesprek mag doen. Schakel alleen in wat je nodig hebt.

Vragen beantwoorden en Bericht aannemen staan aan voor een nieuwe assistent. Zie Vaardigheden van de assistent voor details over elke vaardigheid.

Stap 5: Opslaan

Druk rechtsboven op Assistent aanmaken. Je komt terug in de editor, waar de andere tabbladen beschikbaar worden: Gespreksinstellingen (gesprek, beurtwisseling, opname), Meldingen (de gespreksoverzicht-e-mail), Websitewidget, Klantmails en Playground. Druk op Wijzigingen opslaan telkens wanneer je iets aanpast.

Let op: Als iemand anders dan de eigenaar van de werkruimte een assistent aanmaakt of wijzigt, krijgt de eigenaar hier een e-mail over.

Wat je hierna kunt doen

1. Test de assistent voordat echte bellers hem bereiken. Zie Test je assistent voordat je live gaat.
2. Geef hem een telefoonnummer. Zie Telefoonnummer verbinden.

Je assistent neemt gesprekken aan zodra hij een nummer heeft en er iets is dat de minuten betaalt: een abonnement, of prepaid tegoed. Zie Prepaid tegoed.

Assistenten beheren

Open op de pagina Assistenten het menu aan het einde van een rij om een assistent te Bewerken, te Pauzeren of Activeren, te Dupliceren, te Archiveren of te Verwijderen.

• Dupliceren maakt een kopie met "(kopie)" toegevoegd aan de naam, opgeslagen als concept.
• Archiveren verbergt de assistent en koppelt zijn telefoonnummers los. Vink Gearchiveerde tonen aan om gearchiveerde assistenten weer te zien.
• Verwijderen verwijdert de assistent definitief. Zijn telefoonnummers worden opgezegd, en zijn gesprekken, transcripten en opnames worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel assistenten kan ik hebben? Dat hangt af van je abonnement: Starter bevat 1, Solo 3, en Team en Scale hebben geen limiet. Gearchiveerde assistenten tellen niet mee. Als je de limiet bereikt, zie je "Je abonnement bevat … assistenten. Upgrade om er meer toe te voegen."

Waarom kan ik een assistent niet verwijderen? Als hij in gesprek is, zie je een melding die je vraagt het opnieuw te proberen zodra het gesprek is afgelopen.

Waar stel ik gespreksopname in? Onder Gespreksinstellingen → Opname. Opname staat uit voor een nieuwe assistent. Zie Opname en toestemming.