Повідомлення, зворотні дзвінки й термінові дзвінки

Деяким абонентам потрібна людина. Ваш асистент не з'єднує дзвінки з вашою командою. Він приймає повідомлення чи запит на зворотний дзвінок з усім, що потрібно вашій команді для подальшого контакту, і позначає термінові. У цій статті пояснено, як це працює, і як переконатися, що нічого не пропущено.

Увімкніть це

1. Відкрийте Асистенти, натисніть на асистента й перейдіть на вкладку Можливості.
2. Увімкніть Приймати повідомлення.
3. Натисніть Зберегти зміни.

Приймати повідомлення увімкнено за замовчуванням для нових асистентів. Це працює під час телефонних дзвінків і в чатах у WhatsApp, текстових повідомленнях і чаті на сайті.

Що робить асистент

Коли асистент не може допомогти, або хтось недоступний, він пропонує одне з двох:

Перш ніж щось зберегти, асистент:

• запитує ім'я абонента. Він ніколи не зберігає повідомлення без нього.
• використовує номер, з якого телефонує абонент, і запитує інший номер лише якщо той хоче, щоб з ним зв'язалися в іншому місці.
• запитує електронну пошту, лише якщо це вказано у ваших інструкціях, і вимовляє її по буквах для підтвердження.
• підтверджує деталі з абонентом.

Він ніколи не каже абоненту, що з ним зв'яжуться, поки повідомлення чи запит на зворотний дзвінок фактично не збережено.

Порада: щоб зібрати більше даних, вкажіть це в інструкціях, наприклад: "Перш ніж приймати повідомлення, також запитай адресу абонента і чи є він наявним клієнтом." Див. Написання гарних інструкцій.

Термінові дзвінки

Коли повідомлення абонента термінове, асистент позначає його терміновим. Воно потрапляє у Вхідні як Високий пріоритет, сортується вгору й показується з червоною точкою.

Скажіть асистенту, що вважається терміновим для вашого бізнесу, наприклад:

Розглядай прорив труби, запах газу чи відсутність опалення як термінові. Візьми адресу абонента й познач повідомлення терміновим.

Ви можете самостійно змінити пріоритет у будь-який момент за допомогою Позначити високим чи Звичайний пріоритет.

Куди йдуть повідомлення

Кожне повідомлення, запит на зворотний дзвінок і голосове повідомлення потрапляє у Вхідні, з посиланням на розшифрування дзвінка та деталями, зібраними асистентом. Звідти ваша команда може:

• призначити його людині. Призначення переміщує його в Триває, а призначену людину сповіщають.
• передзвонити людині через посилання Дзвінок, або відповісти текстом чи WhatsApp, коли доступно.
• додавати примітки.
• позначити Готово або повторно відкрити.

Використовуйте фільтри Відкрито, Мої, Готово й Усі, щоб проходити список, і Експортувати CSV, щоб завантажити його. Див. Вхідні.

Як сповіщається ваша команда

Голосові повідомлення мають власне сповіщення — Нові голосові повідомлення. Див. Сповіщення.

Коли абонент просить про зворотний дзвінок і вказав електронну пошту, він також отримує лист із підтвердженням, що ваша команда йому передзвонить.

Перехопіть активний дзвінок

Ваш асистент не переадресовує дзвінки, але учасник команди може втрутитися, поки дзвінок триває.

1. Перш ніж вам це знадобиться, додайте свій номер телефону в розділі Налаштування → Профіль.
2. Відкрийте Дзвінки й натисніть на активний дзвінок.
3. Натисніть Перехопити й підтвердьте.

Ваш телефон дзвонить. Коли ви відповідаєте, асистент зупиняється, і абонент чує вас. Результат дзвінка встановлюється як Передано. Перехопити дзвінок можна лише один раз, і вашому робочому простору потрібно достатньо хвилин чи кредиту для обох частин дзвінка.

Тестові дзвінки

Повідомлення й запити на зворотний дзвінок із Пісочниці імітуються й не доходять до Вхідних. Під час тестового дзвінка повідомлення, які зберігає асистент, з'являються у Вхідних, тож ви можете побачити точно, що отримає ваша команда.

Усунення несправностей

Повідомлення не доходять до Вхідних. Перевірте, що Приймати повідомлення увімкнено й збережено для цього асистента. Без цього асистент може лише сказати, що команда зв'яжеться з абонентом; він нічого не може зберегти.

Я не отримую листи про нові повідомлення. Відкрийте Налаштування → Сповіщення й увімкніть Дзвінки, що потребують уваги. Кожен учасник команди налаштовує це для себе.

"Спочатку додайте свій номер телефону в розділі Налаштування → Профіль." Перехоплення дзвонить на ваш власний телефон, тож потрібен ваш номер. Додайте його в розділі Налаштування → Профіль і спробуйте знову.

"Цей дзвінок більше не активний." або "Цей дзвінок уже передано." Дзвінок завершився, або хтось уже перехопив його. Відкрийте сторінку дзвінка, щоб побачити розшифрування, і скористайтеся Передзвонити, якщо потрібно зв'язатися з абонентом.